5 Heißluftballons im Himmel über Landshut anlässlich der jährlichen Ballonade

5 Tipps zur Steigerung Ihrer Effizienz

Haben Sie am Ende eines Tages immer das erledigt, was Sie sich vorgenommen haben? Oder verschieben Sie (unangenehme) Dinge lieber auf morgen, weil Sie heute ohnehin schon so beschäftigt sind mit anderen Sachen, die Sie eigentlich schon letzte Woche erledigen wollten? Sind Sie ein Macher oder ein Aufschieber?

Finden Sie es heraus, indem Sie folgende Fragen beantworten (jetzt und sofort!):

  1. Gibt es ständig verlockendere oder dringendere Alternativen, wenn Sie etwas Bestimmtes erledigen wollen?
  2. Besitzen Sie ein Dauerabo von Notizzetteln und Post-Its?
  3. Liegt auf Ihrem Schreibtisch derart viel Kram herum, dass Sie die Farbe Ihres Schreibtisches gar nicht mehr erkennen können?
  4. Treibt Ihnen allein der Gedanke an das, was Sie alles bald/demnächst/irgendwann einmal erledigen müssen, die Schweißperlen auf die Stirn?
  5. Wenn Sie Ihre To-Do-Liste anschauen, denken Sie dann: „Das schaffe ich nie!“?

Auflösung:

Keine Frage mit JA beantwortet:

Super! Sie scheinen bereits zu wissen, wie man effektiv arbeitet. Was wollen Sie eigentlich hier, Sie Musterschüler?

Mindestens eine Frage mit JA beantwortet:

Sie haben beim Lesen der Fragen einmal oder sogar mehrmals zähneknirschend genickt? Kein Grund zur Panik. Aufschieberitis lässt sich auch im fortgeschrittenen Stadium wirksam bekämpfen – und zwar mit einer Methode von David Allen namens Getting Things Done (GTD), die ich im Rahmen eines Zielcoachings kennengelernt habe.

Getting Things Done (GTD)

Wie Sie Dinge erledigt bekommen und welche GTD-Tools Sie dabei unterstützen können

Die Methode ist simpel, aber höchst effektiv. Hier sind die für mich fünf wichtigsten Punkte:

  1. Erledigen Sie kleine und einfache Aufgaben sofort und ohne Umschweife!
  2. Setzen Sie sich einen festen Termin, bis wann Sie eine Aufgabe erledigt haben wollen, und halten Sie den Termin ein!
  3. Belohnen Sie sich, wenn Sie etwas erledigt haben! Dinge, die glücklich machen, erledigen wir lieber als Dinge, die uns unangenehm sind.
  4. Arbeiten Sie mit einem Ordnungssystem, um alle anstehenden und ausstehenden Aufgaben (wirklich alle, egal wie klein oder unwichtig oder utopisch) zu sammeln! Auf dieser Basis können Sie die Aufgaben bewerten, priorisieren, aussortieren, und vor allem: als erledigt abhaken!
  5. Bleiben Sie dran! Je öfter Sie das System anwenden, umso eher läuft es automatisch.

Ich persönlich nutze als Ordnungsystem Omnifocus, aber es gibt eine ganze Reihe sogenannter GTD-Tools für den Arbeitsalltag. Einfach ausprobieren!

GTD-Tools:

Für Mac

Omnifocus: Sehr organisiert und detailliert. Besonders gut gefiel mir, dass man nicht nur ein Fälligkeitsdatum, sondern auch eine Uhrzeit setzen kann. Integriert auch iCal und kann auch auf Daten aus Mail zugreifen (Plugin). Die Software gibt es auf Deutsch, aber die Hilfe ist in Englisch. Testversion ohne Anmeldung. Kostet knapp 40 €

Things: Der große Konkurrent von Omnifocus. Wem Omnifocus zu viel ist, der ist mit Things sicher gut beraten. Einfaches, schnörkelloses Design. Mit knapp 50 € das teuerste GTD-Tool.

Andere:

Wunderlist: Deutsches Produkt, das seit 2015 in Microsofts Hand ist. Sehr gut für Kollaborationen. Auch für Tablets, Watches, etc. Basisversion gratis

Remember The Milk: Deutsches Produkt, das vollständig webbasiert ist. Basisversion gratis.

Natürlich gibt es noch weitere, wie Evernote, Trello, ToDoIst, etc. Eine sehr gute Übersicht mit 11 GTD-Tools mit ausführlicher Beschreibung gibt es bei den digitalen Pionieren von t3n. Ansonsten einfach nach GTD- oder Produktivitätstool suchen. Und nicht vergessen, diese Aufgabe abzuhaken, wenn Sie ein für Sie passendes Tool gefunden haben!

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