Kreatives Schreiben professionell – Teil 7: Formalitäten

Sprosse 7 der Autorenleiter: Formalitäten

In diesem siebten und letzten Beitrag der Artikelserie Kreatives Schreiben professionell: Wie Sie von Schreiben als Hobby zu Schreiben als Beruf kommen geht es um Formalitäten.

Endlich ist es soweit: Ihr Buch ist online oder gedruckt erschienen, und die ersten Verkäufe rollen ein. Spätestens jetzt sollten Sie über gewisse Formalitäten nachdenken, denn wenn Sie durch Buchverkäufe Einkommen erzielen, interessieren sich plötzlich viele öffentliche Institutionen für Sie, vor allem das Finanzamt, das Gewerbeamt, die Krankenkasse, die Rentenversicherung und die Sozialversicherung.

Haftungsausschluss: Die folgenden Angaben zu Formalitäten sind keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung, sondern sollen Hobbyautoren einen Überblick über gesetzliche Vorschriften und Notwendigkeiten  geben. Wer sich keinen Steuerberater und Rechtsanwalt leisten kann, dem soll es mit den folgenden Informationen möglich sein, die anfänglichen Verwaltungshürden zu nehmen, bis genügend Geld fließt, um diese Arbeiten an entsprechend geschultes Personal auszulagern.

Wenn Sie an dieser Stelle der Artikelserie angekommen sind, haben Sie ein gewaltiges Stück Arbeit geleistet. Sie haben einen Roman komplett zuendegeschrieben, mithilfe von Testlesern überarbeitet, sich für eine Veröffentlichungsart entschieden, Ihr Manuskript mit all seinen Begleittexten in die Welt hinausgeschickt, erfolgreich als e-Book und/oder gedrucktes Exemplar veröffentlicht, die Vermarktung Ihres Buches offline und online in Angriff genommen. Bravo! Klopfen Sie sich auf die Schulter und feiern Sie!

Das Buch ist da, die Verkaufszahlen steigen – was jetzt?

Wie unser Navi so schön sagt: „Sie haben Ihr Ziel erreicht.“ Glückwunsch! Sie sind jetzt offiziell Autorin – und damit einkommenssteuer- und versicherungspflichtig. Aber keine Panik! Der Verwaltungsaufwand für sämtliche Formalitäten hält sich in Grenzen.

Folgendes ist zu tun:

  1. Einkommen versteuern

Sowohl Selfpublisher als auch Verlagsautoren müssen ihren Verdienst aus Buchverkäufen nach Ende des Jahres in der Einkommenssteuererklärung in der Anlage S für Selbständige Einkünfte angeben. Selfpublisher müssen getrennt von ihren freiberuflichen Einnahmen noch Anlage G für gewerbliche Einkünfte (etwa Einkommen aus Affiliate Links oder selbst (also nicht über einen Verlag oder eine Plattform wie amazon) verkaufte Bücher) eintragen.

Warum ein Extraformular für Selfpublisher? Weil es sich beim Selfpublishing nicht mehr um eine freiberufliche, sondern um eine unternehmerische Tätigkeit handelt, für die Sie einen Gewerbeschein brauchen. Dieser kostet je nach Wohnort unterschiedlich viel, generell zwischen 10 und 60 Euro.

Kia Kahawa hat eine Artikelserie über Steuerfragen für Autoren geschrieben: https://www.kiakahawa.de/blog/autoren-an-die-steuer/. Wie die Steuererklärung für nebenberufliche Autoren aussieht, erklärt sie hier.

  1. Meldung als Freiberufler

Den dafür notwendigen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung können Sie ohne Registrierung auf der Formularseite des Bundesfinanzministeriums www.formulare-bfinv.de unter dem Menüpunkt Formularcenter – Steuerformulare – Fragebögen zur steuerlichen Erfassung  ausfüllen und ausdrucken. Sie finden ihn direkt als ersten in der Liste (001 – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung / Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit). Falls Sie auf dem Steuerportal www.elster.de registriert sind, können Sie den Fragebogen auch dort unter Formulare & Leistungen – Alle Formulare – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen bearbeiten und direkt elektronisch an das Finanzamt schicken.

  1. Gewerbeanmeldung (nur wenn Sie selbst verkaufen – sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Finanzbeamten)

Diese können Sie in manchen Großstädten online machen. Normalerweise erscheinen Sie dazu aber persönlich beim zuständigen Gewerbeamt, das je nach Stadt auch im Bürgerbüro oder Landratsamt zu finden sein kann. Auf www.gewerbeanmeldung.de können Sie Ihr zuständiges Gewerbeamt suchen.

Was es bei einer Gewerbeanmeldung für Autoren zu beachten gibt, bespricht Annika Bühnemann hier: https://www.vomschreibenleben.de/wann-muss-ich-ein-gewerbe-anmelden/

  1. Überlegungen zur Umsatzsteuer

Wenn Sie Ihre Selbständigkeit beim Finanzamt bzw. beim Gewerbeamt anmelden, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie als Kleinunternehmerin agieren oder Umsatzsteuer zahlen möchten.

Achtung: Die Entscheidung fürs Kleinunternehmertum ist 5 Jahre bindend und kann in diesem Zeitraum nicht geändert werden.

Was spielt das für eine Rolle? Wenn Ihr jährlicher Umsatz – nicht Gewinn – weniger als 17.500 Euro beträgt, können Sie sich als Kleinunternehmerin registrieren und müssen sich dadurch nicht um Umsatzsteuervoranmeldung und regelmäßige Steuerzahlungen kümmern. Das erleichtert die Bürokratie, hat aber andererseits den Nachteil, dass Sie keine Vorsteuer abziehen können. Als Kleinunternehmer bezahlen Sie für alles, was Sie kaufen, den vollen Preis und dürfen auch keine Mehrwertsteuer ausweisen, wenn Sie selbst etwas verkaufen.

Wenn Sie beispielsweise kurz davor sind, sich einen neuen Rechner anzuschaffen oder eine teure Fortbildung zu belegen, könnten Sie durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung die Mehrwertsteuer vom Kaufpreis abziehen und nur den Nettopreis zahlen. Auch auf Ihre eigenen Produkte, etwa einen Schreibkurs, den Sie anbieten, könnten Sie Mehrwertsteuer erheben – die Sie allerdings später ans Finanzamt abführen müssen.

Auf www.kleinunternehmer.de sind unter dem Menüpunkt Kleinunternehmerregelungderen Vor- und Nachteile noch einmal genauer erläutert. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit einem Steuerberater!

  1. Überprüfen der Krankenversicherung

Hier hängt die Lösung im Einzelfall davon ab, wie Sie krankenversichert sind: gesetzlich oder privat bzw. selbst oder über Ihren Partner (Familienversicherung). Sprechen Sie daher mit Ihrer Krankenkasse, um herauszufinden, ob sich an Ihrem Versicherungsstatus durch Ihre freiberufliche Tätigkeit etwas ändert.

Weitere Informationen zur Krankenversicherung für nebenberuflich oder geringfügig Selbständige mit einem regelmäßigen monatlichen Einkommen bis zu 445 Euro finden Sie auf www.krankenkassenzentrale.de, Suchwort „Familienversicherung“, oder bei der Verbraucherzentrale (www.verbraucherzentrale.de) unter dem Menüpunkt Geld & Versicherungen – Krankenversicherung – Familienversicherung in der Krankenkasse: Wer kostenlos mit rein kommt.

Selbständige, die mehr verdienen oder sich freiwillig selbst versichern wollen, erhalten Einzelheiten auf www.krankenkassenzentrale.de unter dem Suchwort „Gesetzliche Krankenversicherung Selbständige“.

Tipp: Wenn Sie mehr als 3.900 Euro jährliches Einkommen erzielen (Stand: Mai 2019), haben Sie als freiberufliche Autorin die Möglichkeit, in die Künstlersozialkasse (KSK; www.kuenstlersozialkasse.de) einzutreten und so die Beiträge zu Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung zu halbieren. Voraussetzungen, Leistungen und das Antragsformular finden Sie auf der Website.

  1. Sonstige Formalitäten, die Sie nach der Veröffentlichung bzw. den ersten Verkäufen noch erledigen müssen

Vieles davon habe ich bereits in Schritt 5 und 6 besprochen, aber es gibt noch ein bzw. zwei zusätzliche Aufgaben:

  • Für Selfpublisher (Verlagsautoren können diesen Punkt überspringen): Registrieren Sie sich beim Verzeichnis lieferbarer Bücher (vlb.de). und melden Sie Ihre gedruckten und/oder elektronischen Bücher unter dem Menüpunkt Leistungen – VLB für Verlage (scrollen Sie ganz nach unten auf der Seite) oder direkt über vlb.de/leistungen/titelmeldung. Achtung: Die Titelmeldung ist kostenpflichtig (von weniger als 1 € pro E-Book bis hin zu mindestens 69 € Jahresgebühr; Stand Mail 2019). Je besser und vollständiger Ihre Angaben zu den Büchern sind, umso geringer ist der Preis. Schicken Sie nach der Meldung die Pflichtexemplare – zwei gedruckte bzw. ein E-Book – an die Deutsche Nationalbibliothek (www.dnb.de) und Ihre Landesbibliothek. Einzelheiten dazu erhalten Sie auf dnb.de unter dem Menüpunkt Erwerbung/Erschließung (gedruckte Bücher) bzw. Netzpublikation (E-Books). Generell können Sie die Exemplare nach Registrierung über ein Webformular (E-Books) bzw. postalisch mit einem formlosen Schreiben an den für Ihr Bundesland zuständigen Standort der DNB, Leipzig oder Frankfurt am Main, senden. Welcher das ist, können Sie unter Erwerbung/Erschließung – Pflichtablieferung – Häufig gestellte Fragen (ganz unten auf der Seite) herausfinden. Für Verlagsautoren übernimmt der Verlag diese Aufgabe. Sie brauchen sich nicht darum zu kümmern.
  • Schließen Sie einen Wahrnehmungsvertrag mit der VG Wort ab (www.vgwort.de – Publikationen/Dokumente – Wahrnehmungsvertrag), damit Sie an der jährlichen Ausschüttung aus der Nutzung Ihres Buches durch Ausleihen, Kopien, Wiedergabe, etc., teilnehmen können. Registrieren Sie sich dann im Online-Meldeportal der VG Wort (tom.vgwort.de), und melden Sie Ihr Buch unter Bibliothekstantieme – Titelanzeige.

 Aufgabe: Überlegen Sie, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie passt oder nicht und melden Sie sich dann beim Finanzamt und gegebenenfalls beim Gewerbeamt an! Klären Sie außerdem Ihre Krankenversicherung ab und sammeln Sie alle Ausgaben und Einnahmen (Belege aufheben!) für die Steuererklärung!

So, das war’s! Ich hoffe, Sie konnten mit meiner Hilfe erfolgreich alle grundlegenden Schritte erledigen, um eine erfolgreiche Autorenlaufbahn zu beginnen. Jetzt heißt es: schreiben und wachsen. Legen Sie los und viel Erfolg!

Wie hat Ihnen die Serie gefallen? Haben Sie die Informationen und Links weitergebracht? Vermissen Sie gewisse Aspekte, die ich noch beleuchten sollte? Dann schreiben Sie mir!

Alle Beiträge der Artikelserie:

  1. Vorüberlegungen
  2. Grundlagen
  3. Schreibtechnik
  4. Veröffentlichen
  5. Buch-Marketing
  6. Ihre Autoren-Website
  7. Formalitäten